Wie du das ToDo-Chaos sortierst & mentale Klarheit erreichst

In der ersten Ferienwoche in NRW war ich einfach komplett krank: Dicke Erkältung, Grippe, Schnupfen, Halsschmerzen – das ganze Programm. In der Zeit war es natürlich kaum möglich, meine ToDo-Liste zu führen. Ich hatte solche Kopfschmerzen, dass ich die App nicht mal geöffnet habe. Das führte dazu, dass ich mich direkt ins Chaos stürzte, als ich die App dann irgendwann wieder öffnete.

📋 Thema

Wenn du deine ToDo-App öffnest, nachdem du sie eine Weile ignoriert hast, ist erstmal Chaos vorprogrammiert. Es kann überwältigend sein und dazu führen, dass du die App direkt wieder schließt und nicht mehr da weitermachst, wo du sie liegengelassen hast. Das ist aber gefährlich, und ich möchte dir zeigen, wie du ganz schnell aus dem Loch herauskommen kannst.

⚠️ Disclaimer

Natürlich ist es nicht schön, wenn deine ToDo-Liste vernachlässigt wird, aber es kann nun mal schnell passieren. Man wird krank, vielleicht auch ernsthaft krank, man hat keinen Kopf und lässt alles schleifen – das passiert. Auch mir, selten, aber trotzdem passiert es mir auch. Daher möchte ich dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, wie du ganz schnell aus dem Chaos wieder herauskommst.

📝 Schritt 1: App öffnen, Chaos sehen und Pause machen

Ja, du hast richtig gehört. Der erste Schritt, um den Überblick über deine ToDo-Liste zurückzugewinnen, ist, einen Schritt zurückzutreten. Gib dir selbst die Erlaubnis, eine kurze Pause einzulegen. Atme tief durch. Stress und Panik sind schlechte Ratgeber, wenn es darum geht, effizient zu sein. Akzeptiere, dass du die App schleifen lassen hast und dass du sie jetzt aber wieder auf Vordermann bringst. Und sich eingestehen, dass man eben auch nur ein Mensch und kein Roboter ist.

🗑️ Schritt 2: Chaos ansehen & ToDos eliminieren

In der Regel sind manche Aufgaben schon längst hinfällig. Gehe durch deine Liste und schaue, welche ToDos bereits erledigt sind bzw. einfach gelöscht werden können. Das können ToDos sein, die du jetzt nicht mehr machen kannst und auch nicht mehr machen wirst. Lösche diese ToDos und räume deine Liste damit auf.

🧠 Schritt 3: Braindump machen

Schreibe alle Aufgaben auf, die dir noch im Kopf herumschwirren, damit du bei den nächsten Schritten nicht nochmal alles durchgehen musst. Alles, was in der Zwischenzeit auf dich zugekommen ist oder in deinem Kopf ist, muss einmal ins System.

🗂️ Schritt 4: ToDos umplanen

Es gibt immer Aufgaben, die du dir vorgenommen hast, die du aber nicht geschafft hast, aus welchen Gründen auch immer, und die aber trotzdem dann doch getan werden müssen. Wenn du nach dem Löschen einiger Aufgaben solche Aufgaben hast, schaue sie dir genau an und stelle dir die Frage, ob du sie machen musst oder ob es jemand anderer machen kann. Vielleicht kann dir ein Kollege oder eine Kollegin helfen? Dann frage diese Person, ob das möglich ist. Wenn es eine Aufgabe ist, die nur du machen kannst, terminiere sie neu. Achte dabei, dass du nicht zu viele Aufgaben auf die kommenden Tage legst; achte also darauf, dass du dir einen Überblick über die Aufgaben, die übrig geblieben sind, verschaffst. Achte darauf, dir nicht mehr als drei „große“ Aufgaben aufzubürden.

📅 Schritt 5: Kommende Tage & Wochen ansehen und ggf. umplanen

Natürlich hast du auch Aufgaben, die dein Vergangenheits-Ich schon geplant hatte. Jetzt, wo du aber ein wenig umdisponieren musstest, kann es sein, dass du an manchen Tagen oder in manchen Wochen zu viele Aufgaben hast. Schaue dir die kommenden Tage genau an und entscheide, ob deine Tage okay sind oder zu voll. Sind sie zu voll, musst du natürlich wieder umplanen.

🙋🏻‍♀️ Schluss

Mit diesen fünf Schritten komme ich immer schnell wieder auf die richtige Spur. Teste sie und berichte mir, ob sie dir geholfen hat!